Архівний відділ

Завідувач архіву - Бушмін Людмила Євгенівна

ел.пошта: otg_arhiv@ukr.net

Основними завданнями архіву є:

- контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів постійного та довготривалого зберігання  (з різними видами матеріальних носіїв інформації) у службових кабінетах відділів виконавчого комітету Полонської міської ради ОТГ;     

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ виконавчого комітету Полонської міської ради ОТГ, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

  - ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою  Правилами  організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах  місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях  затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила)  в архівному підрозділі виконавчого комітету Полонської міської ради об’єднаної територіальної громади;

 - проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії  виконавчого комітету Полонської міської ради ОТГ проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

 - створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

 - підготовка, передавання та транспортування документів (за рахунок виконавчого комітету Полонської міської ради ОТГ) Національного архівного фонду до архівного відділу районної державної адміністрації;

 - участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників виконавчого комітету міської ради, які відповідають за роботу з документами.