Загальний відділ

Начальник загального відділу - Залевська Лариса Іванівна

Головний спеціаліст - Коблай Олександр Михайлович

Головний спеціаліст - Бистріцький Віталій Станіславович

Електронна пошта: mr_polonne@ukr.net

Телефон: 03843 91-304

Основні завдання, функції загального відділу

1. Загальний відділ створюється для організаційно-технічного обслуговування апарату виконавчого комітету та ради, забезпечення єдиної системи діловодства в ньому, контролю за строками проходження і виконання службових документів, надання методичної допомоги в організації роботи по володінню діловодства відділами виконкому та ради.

2. Загальний відділ здійснює ведення діловодства у виконкомі міської ради.

3. Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а  також  реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію; веде реєстраційну, контрольну і довідкову картотеки.

4. Забезпечує разом з організаційним та іншим відділенням виконкому організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету, а також нарад та інших заходів, що ним проводяться.

5. Здійснює    своєчасне доведення до відповідних відділів виконавчого комітету, підприємств, установ, організацій: службових осіб та громадян розпоряджень міського голови у необхідних випадках видає копії, виписки і довідки з прийнятих рішень, розпоряджень.

6. Забезпечує контроль за строками виконання актів вищестоящих державних органів, а також інших службових документів, що підлягають контролю; систематично інформує керівництво виконкому про хід їх виконання.

7. Складає номенклатуру справ виконавчого комітету, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення зі зберігання справ, що підлягають здачі в державний архів.

8. За дорученням міського голови або керуючого справами виконкому перевіряє у відділах виконкому стан організації діловодства та контролю за виконанням актів вищестоящих державних органів, та інших службових документів;

Вивчає роботу діловодних служб відділень, подає їм необхідну методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами.

9. Забезпечує культуру діловодства, сучасних технічних засобів ведення діловодства у виконавчому комітеті, сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб відділів виконкому.

10.Здійснює контроль за правильністю користування документами в виконавчому комітеті,готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства, контролю за строками виконання службових документів.

11. Забезпечує виготовлення, облік, зберігання печаток, штампів, бланків документів та законність користування ними.

12. Бере участь у розробці і виданні довідників та інших посібників, необхідних для роботи виконавчого комітету.

13. Загальний відділ має право за згодою керуючого справами виконкому повертати відділам проекти рішень, розпоряджень міського голови та інші документи, подані з порушенням вимог Регламенту виконавчого комітету.

14. Загальний відділ при вирішенні питань, які належить до його відання, взаємодіє з іншими відділами виконавчого комітету

Інформація

про підсумки роботи зі зверненнями громадян, що надійшли до виконавчого комітету Полонської міської ради ОТГ в 2024 році

На виконання Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» виконавчим комітетом Полонської міської ради протягом 2024 року здійснювались необхідні організаційні заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення та ефективного вирішення порушених у них питань.

За звітний період надійшло 4093 звернення. З них письмових – 4002. У порівнянні  з 2023 роком загальна кількість звернень громадян збільшилась на 1607. З урахуванням колективних звернень, з пропозиціями, заявами й скаргами звернулося 5628 осіб. За результатами розгляду з 4093 порушених питань, позитивно вирішено – 3783. На 123 питання надано відповідні роз'яснення, на 1 питання – надано відмову згідно з чинним законодавством.

Найбільш актуальні питання, які порушувалися жителями району у зверненнях, були питання соціального захисту населення – 2125 або 52 відсотки. Друге місце за актуальністю посідають звернення з питань комунального господарства та житлової політики – 1089 або 26,6 %, порівнюючи  2024 роком їх  кількість  збільшилася на 127 звернень. Третє місце займають звернення з питань земельних відносин – 531 або 13 %, що на 58 питань більше, ніж у 2024 році. Четверте місце займають питання  сімейної політики та захисту прав дітей – 73 або 1,8 % від загальної кількості звернень. З питань охорони здоров’я 171 або 4%, екології та природних ресурсів – 61 або 1,5 відсотка.

Для забезпечення виплат грошових допомог малозабезпеченим жителям громади, військовослужбовцям і членам їх родин затверджено програми «Надання одноразової грошової допомоги населенню, що проживає на території Полонської міської об’єднаної територіальної громади на 2021-2025 роки» та «Про затвердження Програми соціальної підтримки військових, учасників антитерористичної операції, операції об’єднаних сил, учасників бойових дій внаслідок російської агресії та війни  в Україні та членів їх сімей, військовозобов’язаних, призваних на військову службу на території Полонської міської територіальної громади на 2025-2026 роки».

У 2024 році малозабезпеченим жителям громади (256 особам) та для соціальної підтримки ветеранів війни, військовослужбовців, членів їх родин (416 особам) з міського бюджету виплачено 3 876 400,00 грн, що на 1 908 400,00 грн більше ніж у 2023 році.

Відповідно до запровадженого Класифікатора звернень громадян надійшло:

за формою надходження звернень:

• поштою – 4002;
• на особистому прийомі – 191;

за видами звернень:

• пропозиції (зауваження) – 2;
• заяви (клопотання) – 3855;
• скарги – 236.

Від органів влади вищого рівня протягом 2024 року надійшло 96 звернень, що  на 21 % більше ніж у 2023 році.

Кількість повторних звернень, що надійшли 2024 році зросла і становить 7, або 0,17 % від їх загальної кількості.

Протягом року надійшло 61 колективне звернення, що складає 1,5 відсотка від загальної кількості. У порівнянні з аналогічним періодом минулого року кількість колективних звернень збільшилась на 26. Загальна кількість осіб, що підписали колективні звернення, становить – 1535.

Продовжується робота в системі електронного документообігу, яка стосується передусім електронних звернень громадян. Враховуючи зміни, внесені до Закону України «Про звернення громадян» щодо реєстрації електронних звернень, у  2024 році їх зареєстровано 4.

З метою поліпшення реалізації конституційного права громадян на звернення постійно забезпечується кваліфікований та своєчасний розгляд письмових звернень, порушених у них проблем, оперативне їх вирішення, задоволення законних прав та інтересів громадян, надання відповідей у встановлені чинним законодавством терміни.

Забезпечується контроль за термінами розгляду звернень та повнотою наданих відповідей; порушення термінів розгляду звернень та надання необґрунтованих, неповних відповідей не допускається.

Забезпечується належне ставлення до вирішення проблем, з якими звертаються мешканці громади, надаються консультації у телефонному режимі, а у разі незадоволення вирішенням скарг роз'яснюється порядок оскарження прийнятого рішення.

Періодично проводиться аналіз роботи зі зверненнями громадян, вживаються відповідні заходи реагування для вирішення нагальних потреб мешканців громади. Взято під особистий контроль міського голови та  першого заступника міського голови проведення першочергового особистого прийому інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, учасників бойових дій, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня».

Протягом звітного періоду надійшло 346 звернень від осіб з інвалідністю внаслідок війни, учасників бойових дій, що складає 8,3 % від загальної кількості; цій категорії населення на їх звернення надано грошову допомогу у сумі 3 252 000,00 гривень.

Вирішувалися питання, порушені у зверненнях учасників бойових дій (346), інвалідів І-ІІ-ІІІ груп (207), учасників ліквідації аварії на ЧАЕС (3), багатодітних сімей (6) та інших громадян, які потребують соціального захисту.

На офіційному вебсайті виконавчого комітету Полонської міської ради розміщено контакти міського голови та секретаря ради, у тому числі й для людей з порушенням зору, з метою звернення до них громадян, які не мають можливості звернутись особисто. Також на сайті розміщена інформація, що стосується соціальних питань для внутрішньо переміщених осіб, для військовослужбовців та членів сімей загиблих захисників і захисниць України. Довідкова інформація про звернення до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини та щодо державних програм "єВідновлення", "єДопомога", "єРобота" тощо.

Відповідно до затвердженого плану роботи виконавчого комітету на 2024 рік, два рази на рік розглядалося на засіданні виконавчого комітету питання  про стан роботи зі зверненнями громадян.

На офіційному вебсайті виконавчого комітету, постійно розміщуються узагальнені відомості про організацію роботи зі зверненнями громадян та вирішення порушених у них питань.

Зазначена інформаційно-роз’яснювальна робота сприяє поліпшенню поінформованості жителів громади про напрями роботи міської ради та їх вплив на розв’язання соціально-економічних проблем району в умовах воєнного стану.

Систематично оновлюються інформаційні стенди, які розміщені у доступному для огляду місці, з урахуванням змін до чинного законодавства, що регламентує роботу зі зверненнями громадян. Також на стенді розміщено графіки особистого прийому громадян, які затверджені розпорядженням міського голови від 20.01.2024 року №16 «Про встановлення графіків особистого прийому громадян керівництвом, старостами старостинських округів, структурними підрозділами виконавчого комітету та виконавчими органами ради на 2024 рік».

Робота з розгляду питань, порушених у зверненнях громадян, які надійшли до Полонської міської ради, підвищення відповідальності виконавців за належне реагування на обґрунтовані пропозиції, заяви, скарги громадян буде і надалі знаходитися на постійному контролі у керівництва міської ради.

Начальник загального відділу                        Лариса ЗАЛЕВСЬКА